Le DIP : 10 questions et réponses

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10 questions fréquentes sur le DIP et nos 10 réponses pratiques

1 – C’est quoi le DIP ?

Le DIP est défini par l’article 11 du règlement européen n° 1223/2009. Son nom complet est « Dossier d’information sur le produit ». Le DIP est le dossier rassemblant les informations nécessaires à la maîtrise du cosmétique. Chaque cosmétique a son DIP, même si des données sont communes à plusieurs cosmétiques. En anglais, le DIP s’appelle PIF pour « Product information file ».

2 – Que contient le DIP ?

Au delà des informations listées à l’article 11, le DIP contient toutes les données dont doit disposer la personne responsable pour pouvoir maitriser le cosmétique. Le DIP est le dossier professionnel de la personne responsable, c’est son outil de travail.

3 – Plus précisément ?

Le DIP rassemble toutes les informations professionnelles utiles, qu’on peut classer en trois sous-dossiers :

– les données de production et logistiques, qui assurent la qualité et la traçabilité : maitrise des achats, maitrise des opérations industrielles et contrôles afférents, dans le respect des bonnes pratiques de fabrication appliquées à la cosmétique, de préférence selon la norme ISO 22716/2008,

– le rapport sur la sécurité du cosmétique, ou CPSR pour « Cosmetic Product Safety Report », tel que défini à l’article 10 et l’annexe 1,

– les données de communication publique, en référence au règlement européen n°655/2013 : les preuves des effets revendiqués le cas échéant et toutes justifications écartant les risques de tromperie du consommateur, dont celui de conférer au cosmétique des effets de médicaments.

4 – Le DIP est il l’évolution européenne du « Dossier Cosmétique » de l’ancienne règlementation française ?

Pas du tout, le dossier cosmétique français était conçu et structuré pour permettre l’inspection par les autorités administratives françaises de contrôle. Le DIP n’a pas de caractère administratif, c’est un dossier opérationnel. Il est bien-sûr ouvert aux inspections, mais il est librement structuré par la personne responsable pour son usage quotidien.

5 – Le DIP n’a donc pas de forme imposée ?

Non, même si des nostalgiques de l’ancienne réglementation s’accrochent à cette vision obsolète. Le DIP n’est pas rédigé une bonne fois pour toutes, puis rangé dans un placard pour n’en ressortir qu’en cas éventuel d’inspection. C’est un outil de travail au quotidien.

6 – Peut on sous-traiter le DIP à un tiers ?

Oui, à condition que ce tiers soit un collaborateur et qu’il ait un accès continu à toutes les informations sur le cosmétique. En pratique, ce tiers est un salarié, un associé ou un proche.

7 – Comment faire alors, quand on ne se sent pas soi-même apte à constituer et à gérer un DIP ?

Si on ne se sent pas apte à assumer pleinement cette responsabilité, on peut se fait aider, soit en interne, soit par un prestataire extérieur. Sinon, mieux vaut renoncer à être personne responsable et déléguer la charge à qui peut l’accepter.

8 – Le DIP contient il les preuves de notifications sur le CPNP, et pour les français, la preuve de déclaration d’établissement à l’ANSM ?

Le DIP est un dossier ouvert, il accepte toutes les données. C’est une question de classement personnel de la personne responsable.

9 – Mon DIP en français, et contenant aussi des informations en anglais, me permet il de commercialiser mon cosmétique à l’export ?

Le DIP est un outil interne, à caractère confidentiel, il n’a pas à être partagé avec quiconque. En revanche votre DIP devra être enrichi de données nouvelles pour ces nouveaux marchés : packagings et communication, plus réponses à d’éventuelles exigences du client, du distributeur ou des autorités locales.

10 – Mon DIP est entièrement numérisé pour des raisons pratiques, quelles parties dois je imprimer pour l’inspection ?

Aucune, vous êtes libre de vos supports, papier ou digital, sous réserve que vous puissiez ouvrir les contenus à l’inspection. L’inspecteur dispose souvent d’une clé USB sur laquelle il peut vous demander de transférer des fichiers pour les étudier au calme, à son bureau, avec l’assistance éventuelle de collaborateurs spécialisés.

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